İnsan Kaynakları Yönetimi

İnsan kaynakları yönetimi, şirketin organizasyonel yapısını, işleyişini, temel kurallarını, prosedürlerini ve en önemlisi çalışan psikolojisini de kapsayan bir anayasanın yönetimidir.

İnsan Kaynakları Yönetimi Ne İş Yapar?

Organizasyon Şeması

Organizasyon Şeması, organizasyonun “yapısını” gösterir. Yeniden yapılanma çalışmalarında öncelikle ele alınması gereklidir. Bu şema ile yöneticilerin yetki ve sorumlulukları, ast – üst – yatay bağlantılar, birden fazla yere yapılan raporlamalar (noktalı hatlar), sorumluluk alanları, iletişim olanakları ana hatlarıyla ve görsel olarak belirlenmiş olur. • Organizasyon yapısının (yatay-düşey ilişkiler) gözden geçirilmesi • Hem mevcut ihtiyacı karşılayacak, hem de kurumun geleceğine cevap verecek organizasyon yapısının oluşturulması • Departmanların belirlenmesi • Merkez ve diğer birimler arasındaki ilişkilerin tespiti • Matris yapılanma gereken birimlerin belirlenmesi • Ünvanların tutarlı, ihtiyaca cevap verir ve çalışanlar tarafından anlam ifade eder hale getirilmesi • Şeffaf, anlaşılır, verimli çalışan, görev ve sorumlulukların ana hatlarıyla netleştiği organizasyon yapısının kurulması. 

İş Analizi ve Görev Tanımı Çalışması

İş Analizi Nedir?

 İş Analizi bir işin niteliği, niceliği, gerekleri ve çalışma koşulların bilimsel yöntemlerle araştıran bir çalışmadır. Organizasyonel gelişmeye paralel olarak gelecekte oluşacak yeni iş yapısı ve verimlilik geliştirme çabaları da iş analizinden elde edilecek bilgilere gereksinim gösterir. 

İş Analizi Çalışmasının Amacı 

• İnsan Kaynakları planlamasına yardımcı olmak 
• Performans Yönetim Sistemine temel oluşturmak 
• Eğitim ihtiyacını tespit etmek 
• Kariyer ve Yedekleme planlarının yapılmasına veri sağlamak 
• İş boyutlarının belirlenmesinde ve ücretlendirmede temel bilgiler oluşturmak 

İş Analizi Çalışmasının Yararları 

Sınıflama 

İşlerin ve görevlerin sınıflandırılması ve belli kategoriler altında toplanması iş analizi çalışması ile mümkün olmaktadır. Sınıflama çalışması ile iş aileleri oluşturulabilmektedir. 

Kadroların Belirlenmesi 

Norm kadroların belirlenmesi ancak etkili bir iş analizi çalışması ile mümkündür. Eleman ihtiyaçları veya iş gücü fazlalığı da belirlenebilmektedir. 

Adil Ücret Yapılandırması 

İşletme yapısı da buna uygunsa, iş analizi çalışması sonrasında işlerin boyutlarına, niteliklerine ve iş zorluğuna paralel bir ücretlendirme yapısı oluşturulabilir. 

Personel Seçme ve Yerleştirme 

Öncesinde yapılmış bir iş analiz çalışması, uygun işlere uygun elemanların yerleştirilmesini sağlayacaktır. Gerek eleman temininde, gerekse kariyer ve yedekleme planlarında bu verilerden yararlanılabilecektir. 

Eğitim

 İşin nitelikleri ile iş görenin yetkinliklerinin belirlenmesi, olan ile olması gerekenin farkını ortaya koyacağı için; eğitim ihtiyaç tespiti de iş analizi çalışması sonrası ortaya çıkmaktadır. 

İş Analizi Teknikleri 

İş analizi çalışması çeşitli teknik ya da teknikler kullanılarak yapılabilir: 

• Bilgi ve belge toplama tekniği 
• Gözlem tekniği 
• Anket tekniği 
• Mülakat tekniği Önerilen Teknik İş analizi çalışmasında “Mülakat Tekniği” önerilmektedir.

Kişilik Envanteri Çalışması 

Çalışanlara Kişilik Envanteri Uygulanmasının Amacı :Zamanımızın önemli bir kısmını geçirdiğimiz çalışma arkadaşlarımızı, takım elemanlarımızı ne kadar tanıyoruz? Hangi özellikleri mevcut görevleri için büyük bir avantaj? Hangi özelliklerini geliştirmeli ve iyileştirmeli? Kişileri tanımaya yönelik elbette hepimizin tesbitleri vardır. Bunlar zaman zaman doğru, ama genellikle de subjektif yargılara dayalıdır. Çalışanlarımızı bilimsel verilerden de yararlanarak daha iyi tanıyabiliriz. 

Temel kişilik özellikleri konusunda değerli bilgilere sahip olabiliriz. Bu sayede çalışanlarımız:

•  Nasıl karar alırlar? 
• Riski nasıl yönetirler? 
• Nelerden motive olurlar? 
• Değişime karşı tepkileri nasıldır? 
• Rakamlarla arası nasıldır? 
• Takım çalışmasına yatkın mıdır? 
• Rutin işlerde sorun çıkar mı? gibi konularda bilgi sahibi oluruz. 

Bu çalışmanın amacı yöneticileri hem astlarını daha iyi tanıyan ve onların motivasyonel ihtiyaçlarının farkında olan kişiler haline getirmek, hem de çalışanlar hakkında karar verirken İnsan Kaynakları ile aynı dili konuşmalarını sağlamaktır. 

Kişilik Envanteri Uygulanmasının Kazanımları 

Kurum ve Yöneticiler açısından 

• Çalışanların potansiyellerini keşfetmek 
• Motivasyonel ihtiyaçlarını anlayarak, ona uygun yönetim tarzı benimsemek 
• Kişilik özelliklerine uygun işler ve görevler verebilmek 
• Daha sağlıklı Kariyer ve Yedekleme planları yapabilmek 

Çalışan açısından 

• Niteliklerine uygun iş olanaklarına kavuşmak 
• Motivasyonlarının ve kuruma bağlılıklarının artması 
• Verim ve performansın artması 
• Kendisini daha iyi tanıyabilme 

Yönetmelik ve Prosedürlerin Hazırlanması

• Kurumun ihtiyaç duyduğu Personel Yönetmeliği ve İnsan Kaynakları Prosedürlerinin hazırlanması 
• Prosedürlerle ilgili tüm formların oluşturulması 
• Çalışanlara uygulamalar ile ilgili bilgi ve eğitim verilmesi 

Ücret Çalışması

Ücretler arasında denge kurmak

Çalışanlar arasında dengesiz bir ücret yapısı hem çalışanların yönetime olan güvenlerini zedeler, hem de çalışma motivasyonunu önemli ölçüde düşürür. Çalışanlar, ücretlerini konuşmak ve tartışmaktan işlerine konsantre olamazlar. Ücret ile sorumluluk arasında bir denge bulunmalıdır. 

Ücretlerin kademelendirilmesi 

Ücretler yalın da olsa bir sisteme göre belirlenmelidir. Ücretlerin belirlenmesi veya belli bir sistematiğe bağlanmasından önce iş boyutlarının tespit edilmesi gerekir. Bu gerçekleştirilmeden yapılacak ücretlendirme çalışmaları havada kalacaktır. Ücretler kurum ihtiyaçlarına ve pozisyonlara göre kademelen-dirilmelidir. 

Pozisyon ücretlerini belirlemek 

Yapılacak norm kadro çalışması sonrası işletmedeki ideal pozisyon / adam sayısı belirlenecek, bu pozisyonların büyüklükleri ve hiyerarşideki yerleri saptanarak pozisyonun (minimum ve maksimumlarıyla birlikte) ücreti belirlenecektir. 

Kişiye değil işe göre ücret 

Ücretlendirme yapılırken pozisyonlar kişilerden arındırılarak çalışılmalıdır. Bu konuda danışmanlık almak, yönetimin işini kolaylaştıracaktır. Pozisyon ücretleri belirlendikten sonra kişilerin eğitim, deneyim ve yetkinliklerine göre alt ve üst sınırlar içerisinde kalmak koşuluyla yapılabilecek değişiklikler ve bunların sistematiği. 

Ücret artış sistemi 

Yılda bir veya birden fazla yapılacak ücret artışları belli bir sistematiğe bağlanmalı ve bu çalışanlara duyurulmalıdır. Bu sayede ücret artış dönemleri öncesindeki spekülasyon ve motivasyon düşüklüğü azalır, çalışanların yönetime olan güvenleri artar. 

Ücret artışı ve enflasyon 

Ücret artışlarıyla enflasyon arasında bir bağ kurulmalıdır. Bu geçmiş döneme ait fiili enflasyon veya gelecek döneme ait tahmini enflasyon rakamları olabilir. 

Performansa göre ücret 

Kişilerin yıllık gelirleri performanslarına göre değişmelidir. Yapılacak performans görüşmesi sonrası alınacak değere göre kazanımlar farklılık göstermeli, başarılı çalışanlar ödüllendirilmelidir. Bu da performans ve ücret ilişkisinin sağlıklı bir şekilde kurulması ile sağlanabilir. 

Sosyal ve ayni haklar 
Ücret dışındaki sosyal haklar ve ayni nelerdir, neler olmalıdır?

Bunların esasları ve sistematiği: 

• Beyaz yakalı çalışanların tek tek pozisyon analizlerinin yapılması 
• Belirlenen pozisyon boyutlarına göre temel ücretlerin belirlenmesi 
• Ücretlerin taban ve tavanlarının tespit edilmesi 
• Her pozisyon için belirlenen taban ve tavan rakamları arasında kişilerin niteliklerine göre yapılabilecek değişikliklerin kriterlerinin belirlenmesi 
• Piyasa araştırmalarına göre olması gereken ücret eğrisinin tespit edilmesi 

Performans Değerlendirme

Performans Yönetim Sistemi Nedir 

Performans Yönetim Sistemi; 

• Kurum hedefleri ile, kişinin bireysel hedefleri arasında eşgüdüm sağlamayı amaçlayan, 
• Çalışanın şu anda yapmakta olduğu işi daha iyi yapabilmesi için mevcut yeterliliklerinin değerlendirilmesi ve geliştirilmesini ve 
• İleride üstlenebileceği pozisyonlar için gerekli yeni yeterliliklerin kazandırılmasını amaçlayan sistematik bir süreçtir. 

Performans Yönetim Sistemi Kurulmasının Amacı 

Bir yandan işletmenin vizyonu doğrultusunda hedeflerinin belirlemesi ve bu hedeflerin çalışanların katkılarıyla gerçekleşmesinin sağlanması, diğer yandan ise hedeflere ulaşırken çalışanların katılımlarının adil, sistemli ve ölçülebilir bir yöntemle değerlendirilmesi ve motive edici bir çalışma ortamı oluşturarak kişisel gelişimin desteklenmesidir. Sistem kurulurken; kurum hedeflerinin kişisel hedeflere indirgenerek, her çalışan tarafından paylaşılmasının sağlanması, çalışanların kurum başarısına katkılarının gözlemlenmesi, yönetici ve çalışan arasındaki beklentilerin karşılıklı anlaşılarak, açık iletişimin teşvik edilmesi, değerlendirmenin somut, ölçülebilir hedeflere dayanması, eğitim planlarına temel oluşturması sağlanmalıdır. . 

Performans Yönetim Sistemi’nin Kazanımları

 Kurum açısından 

• Kurum hedeflerinin çalışanlara duyurulmasının sağlanması 
• Yönetim bilgi sistemine bir kaynak teşkil etmesi 
• İş yerinde güçlü ve sağlıklı ilişkilerin kurulmasına yardımcı olması 
• Kurumun organizasyonel verimliliğinin artırılması 
• Terfi, nakil, ücret artışı ve insan kaynakları alanlarındaki diğer kararlar için bir veri oluşturması
• Eğitim ve gelişim ihtiyaçlarının tespit edilmesinin sağlanması 
• Kariyer ve Yedekleme planlarının hazırlanmasına veri oluşturulması Yöneticiler açısından
•  Astlar ile ilişkilerin ve iletişimin güçlendirilmesi 
• Ödüllendirilecek ve teşvik edilecek yüksek performanslı çalışanların tespit edilmesinin sağlanması 
• Koçluk ve yönlendirme yapılacak düşük performanslı çalışanların tespit edilmesinin sağlanması 
• Bireysel verimliliğin artırılması 
• Takım çalışmasını güçlendirilmesi 
• Yöneticilerin kendi performanslarını değerlendirmelerine yardımcı olunması 

Çalışanlar açısından 

• Üstlerinin, performansları hakkındaki düşüncesini bilmesini ve fark edilme ihtiyacının karşılanmasının sağlanması 
• Performansları konusunda sorumluluk almaları yönünde çalışanların teşvik edilmesi
•  Performansları hakkında geribildirim almalarına ve üstleri ile iki yönlü iletişim kurmalarına olanak tanınması 
• Kendilerinden bekleneni bilmelerini sağlayarak, güçlerini doğru yöne kanalize etmelerine yardımcı olması 
• Kariyer gelişimlerine yardımcı olması Performans Yönetim Sisteminin Ön Koşulları 
• Kurum organizasyon yapısının netleşmiş olması 
• Ünvanların ve hiyerarşik yapının açık ve tutarlı olması 
• İş tanımlarının mevcut ve tüm çalışanlar tarafından biliniyor olması 
• Kurum içinde iletişim kanallarının açık olması 
• Ödüllendirme ve cezalandırma bakımından kurumda gereğinin yapılıyor olması 
• Kurum yıllık hedeflerinin açık ve anlaşılır olarak belirlenmiş olması 
• Kurumun çağdaş uygulamalara ve gelişime açık olması 
• Performans sonuçlarının kullanılması 
• Üst Yönetimin Performans Yönetim Sistemine inanması olarak sıralanabilir. 

İşe Alım

Organizasyonun ihtiyacına uygun ve kurum kültürüne kolayca uyum sağlayabilecek işgücünü istihdam etmek kurumun verimliliğini arttıran en büyük etkenlerden biridir. Amacımız, davranışlara yönelik analizler kullanarak doğru kişileri doğru pozisyonlarda değerlendirmektir. 

İşe alım sürecinde

• Kurum ile birlikte pozisyonun gerektirdiği eleman profilinin ve çalışma koşullarının belirlenmesi 
• Çeşitli kanallardan uygun adaylara ulaşma 
• Özgeçmişlerin değerlendirilmesi 
• Uygun adaylar ile mülakat yapılması ve davranış analizi uygulanması 
• Görüşme sonrasında her bir aday için kapsamlı rapor hazırlanması ve kuruma sunulması 
• Uygun adayların referans kontrollerinin yapılması ve kuruma yönlendirilmesi 
• Kurumun yaptığı seçim sonucunda adayın işe yerleştirilmesi 
• İki aylık deneme süresinin bitiminde kurumun memnuniyetinin izlenmesi gerekmektedir.
  

Gülay Savaş