Boşluk analizi nedir?
Boşluk analizi, iş gereksinimlerinin veya hedeflerinin karşılanıp karşılanmadığını ve karşılanmıyorsa bunları karşılamak için hangi adımların atılması gerektiğini belirlemek amacıyla bir iş biriminin performansını değerlendirme yöntemidir.
Boşluk analizi aynı zamanda ihtiyaç analizi, ihtiyaç değerlendirmesi veya ihtiyaç-boşluk analizi olarak da adlandırılabilir.
Boşluk analizi sürecindeki "boşluk", işin bir parçası olarak "bulunduğumuz yer" (mevcut durum) ile "olmak istediğimiz yer" (hedef durum veya arzu edilen durum) arasındaki boşluğu ifade eder.
Boşluk analizi nasıl yapılır?
Boşluk analizi yapmanın ilk adımı, şirketin misyon beyanına, stratejik iş hedeflerine ve iyileştirme hedeflerine bakarak spesifik hedefleri oluşturmaktır.
Bir sonraki adım, performans seviyelerine ve kaynakların şu anda bu süreçlere nasıl tahsis edildiğine ilişkin verileri toplayarak mevcut süreçleri analiz etmektir. Bu veriler, neyin analiz edildiğine bağlı olarak çeşitli kaynaklardan toplanabilir. Örneğin, belgelere bakmayı, temel performans göstergelerini (KPI'ler) veya diğer başarı ölçütlerini ölçmeyi, paydaş görüşmeleri yapmayı, beyin fırtınası yapmayı ve proje faaliyetlerini gözlemlemeyi içerebilir.
Bir şirket hedef hedeflerini mevcut durumuyla karşılaştırdıktan sonra kapsamlı bir plan hazırlayabilir. Böyle bir plan, mevcut ve gelecekteki durumlar arasındaki boşluğu dolduracak ve hedeflenen hedeflere ulaşacak adım adım bir sürecin ana hatlarını çizer. Buna genellikle stratejik planlama denir.
Boşluk analizi şablonunda neler bulunur?
Şu anki durum
Bir boşluk analizi şablonu "Mevcut Durum" olarak etiketlenebilecek bir sütunla başlar. Gerçeklere dayalı ve spesifik terimler kullanarak bir kuruluşun iyileştirmeyi amaçladığı süreçleri, iş akışlarını ve özellikleri listeler.
Odaklanma alanları geniş olabilir ve işletmenin tamamını hedefleyebilir; veya odak noktası dar olabilir ve pazarlama gibi belirli bir iş sürecine yoğunlaşılabilir. Seçim şirketin hedef hedeflerine bağlıdır.
Gelecekteki durum
Boşluk analizi ayrıca şirketin ulaşmak istediği hedef koşulun ana hatlarını çizen "Gelecekteki Durum"u da içermelidir.
Boşluk açıklaması
Bu öncelikle bir şirketin mevcut durumu ile gelecekteki durumu arasında gerçekten bir boşluk olup olmadığını belirlemeyi ve eğer öyleyse, boşluğu neyin oluşturduğunu ve buna katkıda bulunan temel nedenleri özetler.
Burada bu nedenler objektif, açık ve spesifik terimlerle listelenmektedir. Durum açıklamaları gibi bu bileşenler de ölçülebilir veya nitel olabilir. Çeşitlilik programlarının eksikliği veya mevcut çağrı sayısı ile hedeflenen çağrı sayısı arasındaki fark gibi faktörlerden söz edebilirler.